Top 15 Thủ Thuật Excel Cực Kỳ Hữu Ích Cho Dân Kế Toán Và Văn Phòng Hiện Nay
📘 Giới thiệu
Microsoft Excel là công cụ không thể thiếu đối với dân kế toán, hành chính và nhân viên văn phòng. Việc nắm vững các thủ thuật Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian, xử lý dữ liệu nhanh và chuyên nghiệp hơn.
Bài viết này sẽ tổng hợp Top 15 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích giúp bạn làm chủ bảng tính, đặc biệt phù hợp cho dân kế toán và văn phòng hiện nay.
🧠 1. Đổi dữ liệu hàng thành cột và ngược lại
Khi bạn cần xoay chiều dữ liệu, hãy chọn vùng dữ liệu → Copy (Ctrl + C) → đến vị trí cần dán → Paste Special → Transpose.
Thủ thuật này giúp định dạng bảng rõ ràng hơn khi nhận dữ liệu từ nguồn khác.
🧩 2. Xóa dữ liệu trùng nhau
Với bảng có nhiều dòng dữ liệu, bạn vào Data → Remove Duplicates để loại bỏ giá trị trùng.
Đây là thủ thuật “vàng” cho dân kế toán khi xử lý danh sách khách hàng, hóa đơn, mã hàng…
📂 3. Mở nhiều file Excel cùng lúc
Bạn có thể mở nhiều bảng tính đồng thời để so sánh dữ liệu bằng cách giữ Ctrl khi chọn các file, sau đó nhấn Enter.
✂️ 4. Sao chép dữ liệu nhanh bằng phím tắt
Ngoài Ctrl + C / Ctrl + V, bạn còn có thể dùng Ctrl + D để sao chép ô phía trên xuống, hoặc Ctrl + R để sao chép ô bên trái sang phải.
Thủ thuật này giúp nhập dữ liệu nhanh hơn gấp nhiều lần.
⚡ 5. Tự động điền dữ liệu (Auto Fill)
Nhập dữ liệu hoặc công thức vào một ô, sau đó kéo chấm nhỏ ở góc phải dưới ô để sao chép sang các ô còn lại.
Cách này giúp bạn lặp lại công thức nhanh chóng cho hàng trăm dòng dữ liệu.
🔍 6. Hiển thị toàn bộ công thức trong bảng tính
Nhấn tổ hợp Ctrl + ` (phím bên trái số 1) để hiển thị toàn bộ công thức.
Rất hữu ích khi bạn muốn rà soát lại logic của bảng dữ liệu hoặc tìm lỗi sai.
🔄 7. Tìm kiếm và thay thế thông minh
Nhấn Ctrl + F để tìm nhanh, hoặc Ctrl + H để tìm và thay thế.
Chọn “Options” để tìm theo định dạng, ký tự đặc biệt hoặc công thức cụ thể.
🧮 8. Ghép dữ liệu bằng dấu &
Thay vì dùng hàm CONCATENATE, bạn có thể dùng công thức:
=A2 & " " & B2
Thủ thuật này cực hữu ích khi cần nối họ và tên, hoặc ghép mã sản phẩm với mã khu vực.
🗂️ 9. Sắp xếp dữ liệu nhanh chóng
Chọn vùng dữ liệu → vào Data → Sort, chọn cột và thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần).
Phù hợp khi bạn cần sắp xếp hóa đơn, doanh thu hoặc danh sách theo thời gian.
🖨️ 10. Căn lề và định dạng khi in báo cáo
Vào Page Layout → Margins → Custom Margins để căn chỉnh lề phù hợp.
Đối với dân kế toán, đây là bước bắt buộc để in báo cáo, phiếu thu, bảng lương... chuẩn đẹp.
🖋️ 11. Chỉ in vùng dữ liệu cần thiết
Chọn vùng cần in → Page Layout → Print Area → Set Print Area.
Excel chỉ in vùng bạn chọn, giúp tiết kiệm giấy và thời gian.
🔄 12. Thay đổi hướng con trỏ sau khi nhấn Enter
Vào File → Options → Advanced → After Pressing Enter, Move Selection để chọn hướng con trỏ (trái, phải, lên, xuống).
Tùy chỉnh này giúp việc nhập dữ liệu nhanh và thuận tay hơn.
🕵️ 13. Ẩn dữ liệu trong bảng tính
Chọn ô → Ctrl + 1 → Format Cells → Number → Custom → ;;; → OK.
Ô vẫn chứa dữ liệu, nhưng sẽ không hiển thị — rất hữu ích khi cần bảo mật thông tin nội bộ.
📌 14. Cố định hàng hoặc cột khi cuộn trang
Để không bị mất tiêu đề khi kéo xuống, bạn vào View → Freeze Panes → Freeze Top Row (hàng đầu) hoặc Freeze First Column (cột đầu).
Thủ thuật cực kỳ cần thiết khi làm việc với bảng dữ liệu lớn.
🧾 15. Giữ số 0 ở đầu khi nhập dữ liệu
Nhập '000123 (thêm dấu nháy đơn trước số) hoặc định dạng ô bằng Format Cells → Custom → nhập 000000.
Thủ thuật này giúp giữ nguyên định dạng mã khách hàng hoặc số tài khoản ngân hàng.
⌨️ Bảng tổng hợp phím tắt Excel thông dụng
| Phím tắt | Chức năng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ctrl + N | Tạo file mới | |
| Ctrl + O | Mở file | |
| Ctrl + S | Lưu file | |
| Ctrl + P | In file | |
| Ctrl + Z | Hoàn tác | |
| Ctrl + Y | Làm lại thao tác | |
| Ctrl + X | Cắt | |
| Ctrl + C | Sao chép | |
| Ctrl + V | Dán | |
| Ctrl + F | Tìm kiếm | |
| Ctrl + H | Thay thế | |
| Ctrl + 1 | Định dạng ô | |
| Ctrl + ; | Thêm ngày hiện tại | |
| Ctrl + Shift + : | Thêm giờ hiện tại | |
| Ctrl + Shift + + | Chèn hàng/cột | |
| Ctrl + - | Xóa hàng/cột | |
| Ctrl + Page Up / Page Down | Di chuyển giữa các sheet | |
| Shift + F11 | Tạo sheet mới | |
| Ctrl + ` | Hiển thị công thức |
💡 Kết luận
Trên đây là Top 15 thủ thuật Excel hữu ích nhất dành cho dân kế toán và nhân viên văn phòng.
Khi áp dụng thành thạo những mẹo này, bạn sẽ:
- Tăng tốc độ xử lý công việc.
- Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu và tính toán.
- Tạo báo cáo, bảng biểu chuyên nghiệp hơn.
👉 Hãy lưu lại bài viết này để tra cứu nhanh khi cần, và chia sẻ với đồng nghiệp cùng nâng cao kỹ năng Excel nhé!
